如果你想讓你的財務狀況有意義，小企業的代理記賬是一個至關重要的角色。最初的代理記賬員可能是你，但隨著你生意的發展，你可能發現你已經沒有多余的時間了。
無論你是打算自己來處理這個角色，還是找人幫忙，這篇簡短的介紹都能幫助你理解代理記賬的要領，以及它為什么對一個成功的企業如此重要。
代理記賬和會計有什么區別？
代理記賬和會計經常混淆。事實上，代理記賬是整個會計職能的一個很小但至關重要的部分。代理記賬是記錄和報告財務信息的過程，而會計則是使用這些數據來確定企業的財務狀況并決定如何管理財務的過程。
記賬涉及什么？
代理記賬是管理企業的日常財務。它包括：
付款（如賬單）
追討客戶付款
確保您的業務繳納適當的稅款
為您的業務申請補稅（如費用）
管理工資單正確支付你的員工和英國皇家海關總署
記賬法使用三種財務記錄來跟蹤企業內部和外部的付款：
現金簿–記錄您的現金流（所有進出業務賬戶的信息）
銷售發票–這將記錄您的銷售情況，包括已付款和未付款的發票。
采購發票–記錄您購買的產品（包括服務）以及每次購買的付款方式。
這些通常是你要保存的最低記錄（“書”），可能還會有更多。保持準確的賬簿對財務報告很重要，如果你的企業面臨審計，這也是至關重要的。
小企業8大記賬提示
以下提示將幫助您開始為您的小企業記賬。
1記錄每次付款
使用你的帳簿來追蹤每一筆付款，并清楚地表明它們是何時支付或收到的，這樣你就可以很容易地找到它們，如果你以后需要參考它們的話。
2選擇核算方法
你的代理記賬將支撐你的會計核算，所以從一開始就決定你將使用哪種方法。傳統會計在發票日期記錄收入和費用。現金會計是在你實際收到或支付現金的日期記錄的。現金會計降低了你還沒有收到的錢需要納稅的風險，但只有當你的營業額在83000英鎊或以下時才可以使用。
3嚴格要求截止日期
千萬不要延遲付款（尤其是向英國皇家海關總署付款），并給你的客戶一個付款期限，這樣你就可以有效地追查他們。注意任何逾期付款的人，如果他們一直拖欠付款，考慮不與他們合作。這叫做信用控制我們的目的是現金流健康。
4記錄開支
你可以從很多營業費用減少你的日常開支。你需要收據來證實你從英國皇家海關總署提出的索賠，所以把它們存放在安全的地方，并按不同的業務類別組織起來。
一定要把業務開支和個人開支分開，這樣你就可以很容易地確定哪些費用可以從利潤中扣除以減少稅收。
5整理銀行對賬單和發票
或者，不要浪費你的代理記賬員的時間和金錢。確保所有的銀行對賬單和發票（采購和銷售）都是正確的，并且按日期順序排列。否則，當你自己很容易處理這些文件時，你就要為你的代理記賬員支付追蹤和整理這些文件所花的時間。更糟糕的是，如果文件丟失，那么你可能會因為遲交文件而面臨罰款。
對于采購發票（即您欠的錢），為已付款和未付款的發票分別保存文件，并按供應商名稱的字母順序進行歸檔。一旦你付了錢，一定要記得把發票移過來。
對于銷售發票（即欠你的錢），按應付款的先后順序對其編號，以便有效地追蹤。
6選擇合適的軟件
你可能不需要專業的代理記賬軟件——它可以用微軟的Excel或它的免費軟件來完成。然而，隨著需求的擴大，你可能需要一個更專業的套餐。問問你的會計他們推薦什么軟件。
7編制月度報告
每月至少生成一次報告是掌握企業財務狀況的最可靠的方法，并確保你不會被令人討厭的意外所困擾。你的月度報告至少應包括損益表和資產負債表。現在你有了一個關于你的業務表現如何的連續評論。
8知道什么時候把你的代理記賬外包出去
如果你的生意起步很小，你自己做代理記賬是有意義的。隨著你的成長，記錄下你每周花在書本上的時間。計算出你自己時間的金錢價值（例如，你每小時為企業創造了多少收入）并將其與代理記賬員的成本進行比較。一個專業的代理記賬員可能只需要幾個小時來處理一個月的帳目，所以不久之后這將是更好的價值。
現在哪個更重要？代理記賬員還是會計？
對于一家小企業來說，最初找一個代理記賬員可能比雇一個會計更為緊迫。然而，在大多數情況下，這不是非此即彼的決定。如果你外包你的會計職能，代理記賬和工資通常可以包括在服務的一部分。擁有一個全面的財務功能可以讓你安心，節省時間，并使你的業務增長如你所愿。